5、 经本室审核同意后，申请存档人员(或委托代办人)需填写存档人员登记表(可从中国留学网下载)，签署存档协议书(或存档卡)。申请人凭本室开具的调档通知单到档案所在单位、学校或人才中心调档。

　　6、 档案所在单位已将出国留学人员档案交给本人或亲属的，本人或受委托的亲属按上述要求并携带密封好的档案来本室办理存档手续。

　　留学人员档案室特别提醒：国家明文规定，严禁个人保管他人人事档案。档案所在单位已将留学人员档案交给个人的，需尽快在合适的档案管理机构办理存档事宜，以免造成死档，给留学人员带来后患。

　　7、 外埠申请存档人员按下列办法办理存档手续：

　　(1) 最好委托在京亲友按上述办法代办存档手续。

　　(2) 必要时可通过邮寄办理，具体程序如下：

　　A.申请存档人需认真填写存档人员登记表(表格和填表说明可 从中国留学网下载)。

　　B.办理资料邮寄和汇款：

　　a. 申请存档人将填好的存档人员登记表和上述有关文件一并寄往留学人员档案室。

　　b. 按下述办法到银行办理汇款交费手续：

　　将档案管理费汇入以下帐户，汇款时请注明档案管理费字样及存档申请人姓名等。

　　户 名：教育部留学服务中心

　　开户行：中国工商银行中关村支行东升分理处

　　帐 号：0200006209014441007

　　C. 收到申请存档人的汇款和上述存档人员登记表及有关文件、资料后，本室将发票连同委托管理人事档案合同书(或存档卡)、调档通知单(档案已在申请存档人本人或受托人手里的，本室不再出具调档通知单)等一并寄给申请存档人员。档案不在申请存档人所在地、需本室直接发函调档的，申请人需详细填写存档人员登记表中档案所在单位及其通信地址电话邮政编码，调档通知单由本室负责发送。

　　D. 申请存档人收到上述文件后，需完成以下事宜：

　　a. 在委托管理人事档案合同书(一式两份)的乙方签字处(或在存档卡的申请人处签字)签字;合同书的乙方指学生本人，他人代办的需代签学生姓名，并注明某人代签字样。

　　b. 将调档通知单、存档人员近期表现婚育状况调查表交本人档案所在单位，由该单位将档案和填妥的存档人员近期表现婚育状况调查表通过机要交通转递我处;