从员工正式转正开始，是规范化管理的第二个时间段，即员工使用阶段。该阶段比较重要的文件管理包含了每年阶段性的绩效评估、360度评估结果、参加公司组织的培训表现记录、参加公司外教育和技能提升学习项目记录、客户反馈意见、加班或缺勤记录、费用开支记录、项目奖金、年度奖金、年度工资调整记录等等。这个阶段的规范化管理是个持续的过程，通常会涉及到多个部门的合作才能完成，比如差旅报销数据、手机费用、上网费用等没有财务部门的配合是无法获得数据的。第三个阶段则是员工离职的前后(off-boarding process)，这包括离职的审核、离职前的财务结算和公司财产移交确认、离职面谈记录。

2、建立基于IT系统的考勤和请假审批流程

　　员工的规范化管理还体现在依靠系统来统一大家对制度的执行。许多中小企业的管理者因为忙于业务，时常连员工的考勤记录、请假记录都难以做到全面和系统地追踪。你可能遇到过这样的情景，明明规定申请事假需要提前一周，但会有员工临时提出申请;制度明确规定三天以上的请假需要副总一级批准，但时常部门经理一忙忘了这个要求就批复了。对事假、病假、年假、节日假的批复，最规范的管理方式是依靠IT系统的自动审批流程，因为系统无法做任何违规操作，除非人为地去修改系统的程序设定。换言之，这时系统起到了人力所无法做到的对制度的严格维系的作用。比如一个请假流程，申请人必须在请假单上填写请假天数，并从设定好的8种请假类别中选择一种，以便于人事部门进行月度、季度或年度统计汇总。必须在请假时间的下面填写请假事由，以方便审批人进行查看和审批。申请人不能自己去胡乱填写，更不能随便的写在一张纸上就去找领导审批。流程是事务的处理过程，它定义了企业要以什么样的规范去处理这件事情，避免造成顺序上的错误，以及没人管、多人管、推诿、拖延等各种问题的发生。表单是事务的记录载体，它定义了企业要以什么样的规范去描述这件事情，全体人员使用统一的标准，使事情更容易被记录、理解和分析。

　　考勤记录也是如此，系统可以发挥有效的监督作用。当然，我这里不是倡导对员工的无人性管理，相反，只有可观准确的数据记录和系统记录，才能保障有效地运用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓励和关爱那些应当得到这些正面激励的员工。

3、文件化、文件化!

　　员工规范化管理的第三个方面是，要学会用文件化(documentation)来建立企业的员工风险防范制度。随着80后、90后员工成为企业的主流大军，随着国家对劳动法和其它雇用关系方面的规章制度的不断深化，中小企业会面临越来越多的法律风险。说来有点讽刺意味，越是在今天电子数字化的时代反而对传统的白纸黑字的文件化有了更多的要求，尽管这些文件可以是以电子版形态存在。 会议谈话纪要、员工绩效评估谈话、工作相关的事故处理报告、职工代表大会的投票决议等等，因企业大小不同行业不同，有不少日常管理的内容需要书面化、文字化，形成文件格式，存入员工档案、录入企业数据库，这些在将来都可能成为十分重要的法律文件。