第三条所有的书信资料，都应编列收受号码，并记入受信簿中，盖上收受日期印章。

第四条处理中的文件，应依照下列方式加以分类、归档：

(1)估价文件资料——将交易客户与自己公司方面的估价资料，依照发生的顺序，归类或存档。

(2)订购资料——依照顺序将契约书、请购单归档。

(3)有档资料。

第五条参考方面的资料，可按下列分类方式加以整理：

(1)市场资料，(2)成本计算，(3)同业的目录，(4)交易资料。

八、报告及会议

第一条营业部必须将每日的活动及业务处理状况记入日报表，经由科长、经理向总经理提出。

第二条销售科应根据每月及上个月订单量、转拨余额、本月接受订货的总额、本月的交货额、生产额、未收款项余额、各项接受订货的产品内容等等制作成月报表，并经由经理审核后转呈报告给总经理。

第三条每月或每月月初，营业部与工厂方面，应召集经理、厂长、科长及其他负责人员举行生产、销售联络会议。