12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查(借)阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

四、档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。