人在登记表相关栏内签名后回交。
（）每月下旬，由办公室通知各部门，对本度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
（）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
、其它规定：
（）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
（）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
（）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
（）所有换或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
（）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
（）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三。
、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担元罚款外，对由此造成的一切后果负责。
、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款元，由其直接领导开通用罚款单收缴。