职能岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。职能岗位说明书最好是根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注重文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好，避免形式化、书面化。

在实际工作当中，随着公司规模的不断扩大，职能岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，有必要给予一定程度的修正和补充，以便与公司的实际发展状况保持同步。职能岗位说明书应该包括以下主要内容：

1、岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2、岗位分析日期：目的是为了避免使用过期的职能岗位说明书。

3、岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限;执行的依据等。

4、岗位工作责任：包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。

5、岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

职能岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料，加以整理、分析、判定所得出的结论，编写成的一种文件，是岗位工作分析的结果。此外，有必要注重的是，职能岗位说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。

职能岗位说明书一般由人力资源部门统一归档治理。尔后，职能岗位说明书的编写，也并不是一劳永逸的工作。实际中，当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到职能岗位说明书的调整之中。在碰到职能岗位说明书要加以调整的情况下，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标准的职能岗位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集，并对职位说明书做出相应的修改。