一、协助系负责人处理办公室日常行政事务，参与综合性行政事务的实施。

　　二、负责学校相关部门下发文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放、传阅、整理和归档工作;并按系主任的批示，完成承办、督办等工作。

　　三、负责日常党政公文处理，做好系邮箱的管理和使用，保障信息通畅和准确。

　　四、负责行政公章的正确使用和安全保管工作。协助系主任做好对外联络、信息的收集、传递等后勤服务保障工作。

　　五、负责各种会议和活动的准备、通知、记录和考勤。

　　六、草拟系行政工作规划、总结、报告和决议、决定等综合性文字材料文件;草拟及整理系领导讲话稿及有关资料。

　　七、负责系行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准确、完整。

　　八、负责系行政事务类信息网站的管理和维护。

　　九、负责系办公室的整理，维护正常的办公秩序。

　　十、完成系负责人交办的其他工作。

职责五：学校行政秘书岗位职责

　　1、协助办公室主任处理好学院日常教学和行政管理工作;

　　2、协助副院长完成培养方案的修订;协助有关领导做好教学、科研等有关情况的统计和报表工作，来信来访和电话电传的传达和处理等;

　　3、协助完成本科、研究生毕业论文工作，整理配套表格，安排答辩，核算成绩，统计指导、答辩教师工作量;

　　4、负责本科生毕业资格审查、学位资格审查;

　　5、负责亚非语学院教学管理方面网站的更新与维护;

　　6、负责搜集和整理老师及学生对学院工作的意见、建议和要求，及时向有关领导汇报;

　　7、协助办公室主任做好学院课时费、校贴、各种福利的核算、造表及发放工作;

　　8、协助办公室主任做好学院固定资产的管理和办公设备的保养、维修工作，发现问题及时与有关部门联系解决;

　　9、做好学院教学和办公用品的采购和使用管理工作;

　　10、协助分工会主席完成工会的任务;

　　11、完成领导交办的其它工作。