word中的邮件合并可以用来批量制作准考证、请柬、工资条、成绩单、证书等。此类文书中大部分内容都相同,不同的只是个人姓名等个人信息。下文将以制作准考证为例,详细介绍邮件合并使用方法。

步骤1:准备材料。

准备一份word版的准考证模板、一份Excel考生信息表和所有考生的照片,并将这些都存放在一个文件夹下(很重要)。我们使用邮件合并,可以一分钟批量为几百个考生制作好准考证。

Excel表格必须包含标题,其中的照片必须包含名称和后缀。很多朋友使用邮件合插入照片失败,往往就是因为这里的照片名称和路径不准确导致的。

word模板中相同的部分都需要填写完整,不同之处保留空白。

步骤2:导入Excel信息表。

首先打开word模板,点击“邮件”——“选择收件人”——“使用现有列表”。接着打开步骤1准备的Excel表格,选择Excel工作表,这时“插入合并域”功能选项就会由灰色不可用变成可用。

步骤3:插入合并域。

如图,将光标定位到“准考证号”方框中,点击“插入合并域”——“准考证号”,然后依次插入其他合并域(除了照片)。注意,这里的域和Excel表格中的标题是一一对应的。

步骤4:插入照片。

这是个关键的步骤,无数人都败在这一步上了,请一定要仔细阅读哦。不需要插入照片的朋友,请忽略这个步骤,直接参考步骤5即可。

4.1 点击“插入”——“文档部件”——“域”。

4.2 选择“IncludePicture”,输入照片所在路径。

4.3 这时会发现没有正确显示出照片,我们点击照片,同时按下“Alt + F9”,切换成代码模式。

4.4 在照片路径后添加两个“”,并将光标放在“”后,点击“邮件”——“插入合并域”——“照片”。

4.5 点击代码,同时按下“Alt + F9”,再按下F9,就会看到第一张照片啦。