人事档案归档制度

更新时间:2018-12-06 08:13作者:李天扬老师

    人事档案归档制度一、人事档案保管制度
    □ 目 的
    一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
    二,维护人事档案材料完整,防帜料损坏,这是档案保管的主要任务。
    三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。
    □ 人事档案保管制度的基本内容
    建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
    ()材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
    ()检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
    检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀 等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
    突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
    对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
    发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
    ()转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:
    ①取出应转走的档案;
    ②在档案底账上注销;
    ③填写《转递人事档案材料的通知单》;
    ④按发文要求包装、密封。
    在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
    ()保卫保密制度。具体要求如下:
    ①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。
    ②库房备有必要的防火、防潮器材。
    ③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。
    ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公场合。
    ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

    ⑥离开时关灯关窗,锁门。
    ()统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:
    ①人事档案的数量。
    ②人事档案材料收集补充情况。
    ③档案整理情况。
    ④档案保管情况。
    ⑤利用情况。
    ⑥库房设备情况。
    ⑦人事档案工作人员情况。
    二、人事档案利用制度
    □ 目 的
    一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中, 应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。
    二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。
    □ 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式:
    ()设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,
    以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢 ,

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